PlanDoc tervkezelő és dokumentum-menedzsment rendszer
adatfeldolgozási feltételei és tájékoztatója

Budapest, 2018. július 24.
Verzió: 1.0
Hatályos: 2018.08.01.

1. BEVEZETÉS

A PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer a PlanDoc Kft. által fejlesztett, számos építőipari vállalkozás által alkalmazott szoftver termék, amely építőipari beruházások tömeges terv- és projekt dokumentációjának kezelésére, rendszerezésére és megosztására szolgál.

Rendeltetéséből adódóan az építési projektek szereplői végfelhasználóként a rendszerbe belépve végzik együttműködési és kapcsolattartási feladataik jelentős részét; részben személy-személy közötti kommunikáció útján, részben dokumentumokon végzett módosítások, együttes munkavégzés útján.

A PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer adott példányának felhasználója (felhasználási jogosultsággal rendelkező szerződő partnerünk) minden esetben egy adott gazdasági társaság, illetve intézmény, a végfelhasználóként a rendszerben munkájukat végző természetes személyek ugyanakkor különböző gazdasági társaságok, illetve intézmények munkavállalói lehetnek.

A PlanDoc Kft. a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer útján, valamint ehhez kapcsolódóan nyújtott üzemeltetési-, illetve üzemeltetés támogatási szolgáltatásai nyújtása során adatfeldolgozási tevékenységet végez az adatkezelők utasításainak megfelelően. A PlanDoc Kft. a rendszerben munkájukat végző természetes személyek személyes adatait semmilyen esetben sem kezeli.

A jelen adatfeldolgozási feltételek és tájékoztató útján mind a felhasználó cég, illetve intézmény szerződéses partnereink, mind a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszert munkavégzésükkel összefüggésben használó természetes személyek számára kívánjuk a lehető legteljesebb mértékben átláthatóvá tenni a személyes adatokat érintő adatfeldolgozási tevékenységünket.

A jelen adatfeldolgozási feltételeket és tájékoztatót általános jelleggel, a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszerhez kapcsolódó valamennyi lehetséges adatfeldolgozási tevékenységünkre kiterjedően dolgoztuk ki, azaz az itt leírt tevékenységek jelentős része számos esetben nem merül fel.

2. FELDOLGOZOTT ADATOK

A PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszerben az alábbi személyes adatok feldolgozását végezzük:

3. ADATFELDOLGOZÁS FELTÉTELEI ÉS MÓDJA

Az egyes végfelhasználó természetes személyeket (ideértve a fentebb felsorolt adataikat) a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszert felhasználó adatkezelő cég vagy intézmény (szerződéses partnerünk) által kijelölt rendszer adminisztrátornak van lehetősége rögzíteni, adataikat módosítani, illetve eltávolítani a rendszerből.

A PlanDoc Kft. az előző bekezdés szerinti adat rögzítési, módosítási, illetve törlési tevékenységet csak egyedi esetekben, az adatkezelő kifejezett írásbeli utasítása alapján, az utasításnak megfelelő tartalommal végez. A PlanDoc Kft. minden esetben értesíti az adatkezelőt, ha véleménye szerint az adatkezelő által adott utasítás jogellenes, így különösen adatvédelmi szabályba ütközés észlelése esetén. Ebben az esetben a PlanDoc Kft. az utasítás teljesítését felfüggeszti addig, amíg az adatkezelő az utasítást megerősíti vagy módosítja. A PlanDoc Kft. ugyanakkor nem végez jogszerűségi ellenőrzést, az utasítások jogszerűségét minden esetben az adatkezelőnek kell biztosítania.

A PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer végfelhasználói egymás személyes adataihoz csak a feltétlenül szükséges esetekben és terjedelemben férhetnek hozzá. A fenti felsorolás szerinti adatok teljes köréhez kizárólag az adatkezelő által kijelölt rendszeradminisztrátor fér hozzá azzal, hogy a belépési jelszavakhoz neki sincs lehetősége hozzáférni. Az „azonosító” hozzáférhető bármely, a rendszerben végzett tevékenységhez kapcsolódóan valamennyi azonos projekten dolgozó végfelhasználó számára. Vezetéknév, keresztnév, nyelv, cég, beosztás, telefon a közvetlen kapcsolattartás szükségességének eseteiben tehető hozzáférhetővé más végfelhasználók számára az érintett végfelhasználó, vagy az adatkezelő által kijelölt rendszeradminisztrátor által.

Az adatok feldolgozásának célja minden esetben az adott építési projekttel összefüggő dokumentált kapcsolattartás lehetőségének biztosítása, a tárolt dokumentumok kontrollált módon történő hozzáférhetővé tétele. Valamely építési projekttel összefüggésben feldolgozott személyes adatokat nem teszünk hozzáférhetővé a rendszert (ideértve kifejezetten a rendszer adott példányát is) másik építési projekt céljából használó végfelhasználók számára.

Az adott építési projekt lezárultakor az ezen projekthez kapcsolódó adatfeldolgozási tevékenységünket megszüntetjük. Ennek keretében a projekt során képződött teljes adatállományt (ideértve a személyes adatokat, végfelhasználók közötti kommunikációk adatait és a rendszerben tárolt tervdokumentációkat is) átadjuk az adatkezelő számára, saját eszközeinkről pedig helyreállíthatatlanul töröljük.

A projekt során képződött teljes adatállomány előző bekezdés szerinti törlését megelőzően az adatkezelő rendszeradminisztrátorának bármely időpontban lehetősége van arra, hogy adott végfelhasználót, akivel összefüggésben a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer útján (is) végzett adatkezelésének célja már nem áll fenn, „inaktív” állapotúra állítson. Ennek következtében az érintett végfelhasználó személyes adatainak más végfelhasználó általi kommunikációs célú elérhetősége megszűnik.

Az egyes építési terveken, a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszerben tárolt egyéb dokumentumokon rögzített személyes adatok az érintett dokumentummal együtt törölhetőek, illetve az adatkezelő által létrehozható ezek olyan verziója, amelyben a személyes adatok kitakarásra kerülnek. Az előző bekezdés szerinti inaktív állapotra állítás tehát önmagában értelemszerűen nem biztosíthatja a tárolt dokumentumokon rögzített személyes adatok eltávolítását.

Amennyiben a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer üzemeltetését a felhasználó cég / intézmény végzi, úgy a PlanDoc Kft. adatfeldolgozási tevékenységet is csak esetlegesen végez, abban az esetben, ha az ügyfelünk valamely konkrét igényének teljesítése ezt szükségessé teszi. Ilyen esetben is az adatkezelő dokumentált, írásbeli utasításainak megfelelően járunk el.

Az „Értesítések küldése” igen/nem jellegű választási lehetőség, amelyet a végfelhasználó saját maga határoz meg a saját tevékenységéhez kapcsolódóan. Ez határozza meg, hogy a számára elküldésre kerüljenek-e e-mail értesítések a munkájához kapcsolódó dokumentumok változásának követése tárgyában.

Különleges adatokat (fokozottan érzékeny személyes adatok) a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer rendeltetéséből következően nem dolgoz fel. Ez önmagában természetesen nem biztosítja annak kizártságát, hogy valamely végfelhasználó szabadon szerkeszthető mezőbe a munkavégzéssel összefüggésben nem álló tartalmat rögzítsen. Ezen kizárására irányuló szabályokat, eljárási és felelősségi kérdéseket minden esetben az adatkezelőnek kell meghatározni.

Személyes adatok átadására irányuló hatósági megkeresés esetén csak a vonatkozó jogszabály vagy hatósági határozat által meghatározott legszűkebb körben, lehetőség szerint az adatkezelővel folytatott egyeztetést követően, az adatigénylés jogszerűségének jóhiszemű vizsgálatát követően adunk át személyes adatot az erre jogosult hatóság részére.

Adatfeldolgozási tevékenységünket Magyarország területén végezzük, a későbbiekben az Európai Gazdasági Térségen belüli adatfeldolgozás lehetőségét fenntartjuk.

További adatfeldolgozóként a szervereink üzemeltetési környezetét biztosító alábbi hosting szolgáltatót vesszük igénybe:

A jelen adatfeldolgozási feltételekben és tájékoztatóban foglaltakon túlmenően, illetve ezek figyelembe vételével minden esetben az adatkezelők határozzák meg és dolgozzák ki az általuk végzett adatkezelések feltételeit, ideértve különösen azok célját, jogalapját, időtartamát és az adatok forrását.

4. PLANDOC.SITE TERMÉK VÉGFELHASZNÁLÓI

A Plandoc.Site termék a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer mobil platformokra tervezett, kiegészítő modul speciális funkcionalitású változata, amelyet a végfelhasználók munkavégzésének hatékonyabbá és kényelmesebb tétele érdekében fejlesztettünk ki. Ezzel különösen az építkezéseken, azaz irodai környezettől elválasztva dolgozó szakemberek munkavégzését segítjük elő. A mobil platform jellemzőiből adódóan ennek a termékváltozatnak nem a precíz és alapos mérnöki munkavégzés lehetőségének biztosítása a célja, hanem a tárolt adatokhoz történő egyszerű, gyors hozzáférés; haladéktalan értesülés lehetősége a dokumentumok változásának tartalmáról.

A Plandoc.Site termékváltozat felhasználási jogával nem minden PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszer felhasználó cég / intézmény rendelkezik, erről érdeklődjenek a munkaadójuknál!

A Plandoc.Site termékváltozat az Android operációs rendszert futtató készülékekre a Google Play áruház https://play.google.com/store címén, illetve eszközre telepített alkalmazásán keresztül, valamint ios operációs rendszert futtató készülékekre az App Store áruház https://www.apple.com/hu/itunes/ címén, illetve eszközre telepített alkalmazásán keresztül érhető el.

A Plandoc.Site termék használata technikailag (is) feltételezi a Play Store, illetve az iTunes áruház adatkezelési feltételeinek elfogadását, amely területileg és terjedelmileg is szélesebb körű a jelen feltételek szerinti adatfeldolgozásnál. Ezen szolgáltatók a Plandoc.Site termék használatával összefüggésben keletkező, vagy számukra hozzáférhetővé váló személyes adatokat is kezelhetnek a saját adatkezelési szabályzataikban foglaltak szerint. Erre tekintettel adott esetben szükséges lehet, illetve indokoltan vetődhet fel a végfelhasználó által magáncélra használt, illetve magántulajdonában álló eszköztől eltérő eszköz alkalmazása a Plandoc.Site termék használatára, különösen ha a munkaadó (adatkezelő) ezt munkavégzéssel összefüggő kötelezettségként kívánja meghatározni. Ennek indokoltsága a felhasználó cégek, illetve intézmények munkajogi adatkezelési szabályainak függvényében jelentős eltéréseket mutathat. A Plandoc.Site termék szolgáltatásainak használatához el kell fogadni, hogy a jelen pont szerinti szolgáltatók a saját adatkezelésükért önállóan felelnek és a PlanDoc Kft. az ezzel összefüggő felelősségét kizárja arra az esetre vonatkozóan is, ha ezen szolgáltatók esetleg arra tekintettel férnek hozzá a végfelhasználók egyes személyes adataidhoz, hogy a végfelhasználó a Plandoc.Site termék szolgáltatásait igénybe veszi.

A Plandoc.Site termék használatához el kell továbbá fogadni, hogy a Plandoc.Site termék átjárhatóságot biztosíthat harmadik felek által nyújtott szolgáltatások felületeihez, amelyeken már nem a jelen feltételek irányadóak, hanem az érintett harmadik felek által meghatározott és alkalmazott adatkezelés.

5. ADATOK VÉDELME

A PlanDoc Kft. a technika mindenkori fejlettségére tekintettel olyan technológiai, adatbiztonsági és szervezési intézkedésekkel gondoskodik az adatfeldolgozás biztonságának védelméről, amely az adatfeldolgozással kapcsolatban jelentkező kockázatokkal arányos védelmi szintet biztosít.

A PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszerben tárolt adatok védelmére irányulóan legalább az alábbi technikai és védelmi intézkedéseket alkalmazzuk az adatok megfelelő biztonsága, jogosulatlan vagy jogellenes kezelésének, véletlen elvesztésének, megsemmisítésének vagy károsodásának megakadályozása érdekében:

A PlanDoc Kft. a tudomásszerzést követően a lehető legrövidebb időn belül értesíti az adatkezelőt bármely adatsértésre utaló eseményről, adatvédelmi incidensről, a PlanDoc Tervkezelő és Dokumentum-menedzsment Rendszerben tárolt adatok biztonságát érintő eseményről.